Michael Oetjen, en tant que
personne physique exerçant une activité indépendante, est le responsable du traitement des données personnelles
dans le cadre de ses activités de consultant en
prépresse.
Pour les logiciels revendus, en tant qu’intermédiaire commercial, nous
facilitons l’acquisition des licences, mais les données personnelles liées à
l’utilisation des logiciels sont traitées directement par l’éditeur selon ses
propres politiques de confidentialité. Nous n’agissons pas en tant que
sous-traitant — nous n’avons aucun accès, aucun contrôle et aucune obligation
légale sur ces traitements.
Coordonnées :
Quartier du Mayeur 67
5377 Somme-Leuze
Belgique
Numéro d'entreprise / TVA : BE 1029.821.284]
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michael@oetjen.online
Michael Oetjen respecte votre vie privée et veille à ce que les informations personnelles que vous nous fournissez restent confidentielles, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD - Règlement UE 2016/679) et à la législation belge applicable, notamment la loi du 11 décembre 2007 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel dans le secteur des communications électroniques.
Dans cette déclaration de confidentialité, vous pouvez lire quelles données nous collectons lorsque vous utilisez nos services et/ou produits, les raisons pour lesquelles nous collectons ces données et l'usage que nous en faisons. Nous vous expliquons également quels sont vos droits, qui a accès à vos données et combien de temps nous les conservons (conformément aux obligations d’information prévues aux articles 13 et 14 du RGPD, qui exigent notamment la mention des catégories de données, des destinataires, des délais de conservation et des fondements juridiques). Si, après avoir lu cette déclaration, vous avez encore des questions concernant notre politique de confidentialité, vous pouvez nous les envoyer à michael@oetjen.online.
Michael Oetjen collecte et traite les données vous concernant pour les finalités décrites ci-dessous. À cet égard, nous utilisons à la fois les données que vous nous communiquez (par exemple via e-mail ou lors de réunions) et celles que nous générons nous-mêmes (par exemple des rapports de mission).
Nous conservons les données personnelles uniquement le temps nécessaire aux fins prévues ou pendant la période prescrite par la loi belge (principe de limitation de la conservation - article 5, §1, e du RGPD).
Pour réaliser les missions de conseil que vous nous confiez, nous avons besoin de traiter les coordonnées des personnes de contact au sein de votre entreprise, ainsi que toutes les informations nécessaires au bon déroulement du projet. L’ensemble de ces informations entrera dans la constitution d’un dossier client.
· Données traitées : Nom, prénom, fonction, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone, adresse de l'entreprise, notes de réunion, enregistrements numériques des réunions, et tout document de travail transmis dans le cadre de la mission.
· Délai de conservation : Nous conservons ces dossiers durant toute la durée de la relation contractuelle, puis pendant une période de 10 ans après la fin de la mission, afin de couvrir notre responsabilité civile contractuelle (délai de prescription légal en Belgique).
Pour gérer la facturation de nos prestations et tenir notre comptabilité, nous devons traiter vos informations financières et administratives. Ce traitement est une obligation légale.
· Données traitées : Numéro de TVA, numéro de compte bancaire, nom et prénom de la personne de contact, adresse e-mail de l’entreprise, adresse postale de l’entreprise, adresse de facturation, historique des paiements, bons de commande, langue de correspondance.
· Délai de conservation : Les factures et pièces comptables sont conservées pendant 7 ans suivant l'année fiscale concernée, conformément à la législation fiscale belge. Par prudence juridique, certaines données peuvent être archivées jusqu'à 10 ans.
Lorsque vous nous contactez via le formulaire de notre site web ou par e-mail pour une demande d'information ou un devis, nous traitons vos données pour vous répondre.
· Données traitées : Nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, contenu de votre message.
· Délai de conservation : Si votre demande aboutit à un contrat, les données rejoignent le dossier client (voir point 1). Si la demande n'aboutit pas, nous supprimons ces échanges 1 an après la clôture de la demande.
Le traitement de ces données repose sur notre intérêt légitime à répondre à votre demande (art. 6, §1, f), ou sur l’exécution d’un contrat si une relation commerciale est engagée.
Nous pouvons traiter les coordonnées de contacts professionnels (obtenues lors d'événements, via LinkedIn, recommandations de tiers, informations disponibles publiquement en ligne ou échanges de cartes de visite) pour vous informer de nos services ou maintenir notre réseau professionnel, sur la base de notre intérêt légitime.
· Données traitées : Nom, prénom, fonction, entreprise, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone.
· Délai de conservation : Ces données sont conservées de manière active pendant 3 ans après notre dernier contact. Vous avez le droit de vous opposer à ce traitement à tout moment (droit de retrait / droit d'opposition - article 21 du RGPD).
Nous avons effectué un bilan d’intérêt légitime pour ce traitement, en équilibrant nos intérêts commerciaux avec vos droits et libertés fondamentales. Vous pouvez demander à tout moment la cessation de ce traitement via michael@oetjen.online.
En tant que revendeur de logiciels prépresse, nous traitons les données nécessaires à l’utilisation des logiciels que nous revendons (ex. : fichiers d’impression, paramètres de configuration, logs d’utilisation), dans le cadre de la mission confiée par le client. Ces données sont traitées par les éditeurs des logiciels, selon leurs propres politiques de confidentialité. Nous agissons en tant qu’intermédiaire commercial, sans aucun accès, contrôle ou obligation légale sur les traitements de données effectués par les éditeurs. Nous ne sommes ni responsable ni sous-traitant pour ces traitements.
· Données traitées : Nom, prénom, fonction, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone, adresse de l’entreprise, données techniques liées aux logiciels (ex. : fichiers, paramètres, logs, identifiants d’utilisateur).
· Délai de conservation : Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation de la mission et à la satisfaction des obligations légales. Les documents de travail, fichiers ou courriels peuvent être archivés pendant une durée maximale de dix ans à titre de preuve, sauf disposition légale imposant un délai différent.
Michael Oetjen traite les données personnelles sur la base des motifs juridiques suivants (article 6 du RGPD) :
· Nécessaire pour l'exécution d'un contrat (article 6, §1, b)
:
o Pour la gestion des missions de conseil que vous nous confiez.
o Pour la revente de licences logicielles, nous agissons en tant
qu’intermédiaire commercial, et le traitement des données liées à l’utilisation
des logiciels est effectué par l’éditeur selon ses propres finalités.
·
Nécessaire pour respecter une
obligation légale (article 6, §1, c) :
o Tenue de la comptabilité, facturation et obligations fiscales.
·
Consentement (article 6, §1, a)
:
o Lorsque vous vous inscrivez explicitement à notre newsletter ou liste de
diffusion pour être tenu informé des nouveautés, des développements futurs.
Le consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque. Il ne peut être présumé. Une case à cocher séparée et explicite est requise.
·
Nécessaire pour défendre notre intérêt
légitime d'entreprendre (article 6, §1, f) :
o Prospection B2B : Pour contacter de nouveaux prospects professionnels
susceptibles d'être intéressés par nos services.
o Pour garantir la sécurité de notre réseau et de nos systèmes informatiques.
Lorsque des données à caractère personnel sont traitées sur la base du motif juridique du consentement, vous avez toujours le droit de retirer le consentement donné (article 7, §3 du RGPD).
Michael Oetjen ne vend pas vos données personnelles à des tiers. Nous ne partageons vos données avec des tiers que pour :
· La gestion comptable et fiscale (fiduciaire/comptable) ;
· L'hébergement des documents afférents à la mission, du site web et des e-mails ;
· L'utilisation de logiciels de gestion (facturation, CRM) ;
· L'exécution de missions spécifiques nécessitant l'intervention de sous-traitants partenaires.
Les tiers auxquels nous faisons appel sont tenus de respecter la confidentialité de vos données (article 28 du RGPD). Nous garantissons qu'ils ont pris les mesures de protection nécessaires à cet effet.
Certains de nos fournisseurs (par exemple pour l'hébergement cloud ou emailing) peuvent être situés hors de l'Espace Économique Européen (notamment aux États-Unis ou au Canada).
·
Pour les transferts vers le Canada, nous nous basons sur la
décision d'adéquation de la Commission Européenne qui reconnaît un niveau de
protection équivalent (article 45 du RGPD) -
https://www.autoriteprotectiondonnees.be/professionnel/themes/flux-internationaux-de-donnees/transferts-en-dehors-de-l-ue---avec-protection-adequate
· Pour les transferts vers les États-Unis, nous ne faisons appel qu'à des prestataires certifiés conformes au Data Privacy Framework (DPF) ou ayant signé des Clauses Contractuelles Types (CCT) garantissant la sécurité de vos données (article 46 du RGPD).
Pour les logiciels revendus, les données personnelles sont traitées directement par l’éditeur, selon ses propres politiques de confidentialité. Nous n’avons signé aucun contrat de sous-traitance (DPA) avec les éditeurs, car nous n’agissons pas en tant que sous-traitant. Note : les éditeurs peuvent utiliser vos données à des fins commerciales (ex. : analyse d’utilisation, personnalisation des services) selon leurs propres politiques. Nous ne contrôlons pas ces traitements.
Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque, conformément à l’article 32 du RGPD. Ces mesures incluent notamment le chiffrement des données et la mise à jour régulière des systèmes.
Pour les logiciels que nous revendons, la sécurité des données est assurée par les éditeurs selon leurs propres politiques de sécurité. Nous n’avons aucun contrôle sur ces traitements, car nous n’agissons pas en tant que sous-traitant.
Nous ne traitons pas de données à caractère sensible (ex. : origine raciale, opinions politiques, croyances religieuses, santé, vie sexuelle, données biométriques, etc.) dans le cadre de nos activités. Si cela venait à changer, nous en informerions les personnes concernées et mettrions en place des mesures de protection renforcées.
Conformément à l’article 37 du RGPD, nous n’avons pas désigné de Délégué à la Protection des Données (DPO), car nos activités ne relèvent pas des cas obligatoires de désignation (ex. : traitement à grande échelle de données sensibles, surveillance systématique, etc.).
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Pour les données traitées par les éditeurs de logiciels que nous revendons, vous devez vous adresser directement à l’éditeur, car nous n’avons aucun accès à ces données et n’agissons pas en tant que responsable ou sous-traitant pour ces traitements.
Nous ne sommes pas responsables des pertes, erreurs, incompatibilités ou pannes liées aux logiciels que nous revendons. Ces responsabilités relèvent des éditeurs des logiciels.
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Vous avez toujours le droit d’adresser votre plainte à l’Autorité
de protection des données (droit d'introduire une réclamation - article 77 du
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(0)2 274 48 00, www.autoriteprotectiondonnees.be, Rue de la Presse 35, 1000
Bruxelles.
Vous pouvez consulter le texte intégral du RGPD sur le site de
l’Union Européenne :
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679
Michael Oetjen peut modifier sa déclaration en matière de respect de la vie privée. Une telle modification sera communiquée sur notre site web. La présente déclaration en matière de respect de la vie privée a été modifiée pour la dernière fois le : 3 janvier 2026.